1. DÉFINITIONS:
"Données à caractère personnel": toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne physique identifiable est définie comme une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments caractéristiques de l'identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
"Traitement": toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou à des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, l'alignement ou la combinaison, la protection, la suppression ou la destruction.
"Responsable du traitement": une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui détermine, individuellement ou collectivement, la finalité et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
"Sous-traitant": une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
"Destinataire": personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme, tiers ou non, à qui les données à caractère personnel sont communiquées.
"Tiers": personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme autre que le propriétaire des données, le responsable du traitement, le sous-traitant ou les personnes autorisées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant à traiter des données à caractère personnel.
"Règlement général sur la protection des données": règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Abréviation : AVG ou RGPD
2. RESPONSABLE DU TRAITEMENT :
La personne responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre des demandes de visa dans les missions diplomatiques et consulaires belges est :
Le ministre des Affaires étrangères, représenté par le directeur général des Affaires consulaires.
SPF Affaires étrangères
Direction générale des Affaires consulaires
rue des Petits Carmes, 15
1000 Bruxelles
Belgique
3. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES (« DPO » – Data Protection Officer) :
Tâches du « DPO » :
Le « DPO » peut être contacté par les personnes concernées dont les données sont traitées par les Affaires étrangères dans le cadre d'une demande de visa, pour toutes les questions relatives au traitement de leurs données, et en particulier :
- les finalités du traitement des données ;
- la base juridique du traitement ;
- les catégories de données à caractère personnel traitées ;
- les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
- le transfert éventuel de données à caractère personnel vers des pays tiers et l'existence de garanties appropriées.
- la durée de conservation des données à caractère personnel ;
- l'existence d'un traitement automatisé des données ;
- le droit de demander des rectifications ;
- le droit de demander la suppression des données et la limitation de leur traitement ;
- le droit de s'opposer au traitement.
Vous pouvez contacter le « DPO » de la Direction générale des affaires consulaires :
via le formulaire en ligne
par courrier postal :
SPF Affaires étrangères
Direction générale des Affaires consulaires
rue des Petits Carmes, 15
1000 Bruxelles
Belgique
via correspondência:
SPF Affaires étrangères
Direction générale des Affaires consulaires - À l'attention du DPO
rue des Petits Carmes, 15
1000 Bruxelles
Belgique
4. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES :
La Direction générale des affaires consulaires s'engage à ne traiter que les données à caractère personnel adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées (voir point 5 ci-dessous) et à ne pas les utiliser ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités.
Outre les données à caractère personnel qui sont collectées directement auprès de vous, la Direction générale des affaires consulaires collecte également des données à caractère personnel vous concernant auprès d'autres autorités. Compte tenu de la demande de séjour présentée, les catégories de données suivantes peuvent être concernées [1] :
- Données d'identification : données d'identification personnelle (nom, fonction, adresse, anciennes adresses, numéro de téléphone, données d'identification attribuées par la Direction générale des affaires consulaires, etc.), données d'identification délivrées par les services publics, à l'exception du numéro du registre national (numéro de carte d'identité, de passeport, de permis de conduire, de pension, etc.), données d'identification biométriques (données relatives à l'ADN, empreintes digitales, photographies), etc.
- Informations financières : données d'identification financière (numéros de comptes bancaires, etc.) ; revenus, possessions, revenus totaux, revenus professionnels, épargne, dettes, dépenses (dépenses totales, dépenses de loyer, prêts, etc.), solvabilité (analyse des revenus, de la situation financière et de la solvabilité) ; allocations, aides, etc. ; détails relatifs à la pension, etc.
- Caractéristiques personnelles : données d'identification personnelles (âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité, etc.) ; situation militaire (statut militaire, parcours militaire), situation en matière d'immigration (détails du visa, permis de travail, restrictions de résidence ou de déplacement, droit de séjour, etc.) ; etc.
- Habitudes de vie : mode de vie, détails des voyages et des déplacements (informations concernant les séjours et les déplacements effectués, visas de voyage, permis de travail, etc.) ; contacts sociaux (amis, associés, relations en dehors de la famille, etc.) ; possessions (terrains, propriétés ou autres possessions), etc.
- Données psychologiques : opinions concernant la personnalité ou le caractère.
- Composition du foyer : mariage ou autre forme actuelle de cohabitation (nom du conjoint ou du partenaire, nom de jeune fille, date du mariage, date du contrat de vie commune, nombre d'enfants, etc.) ; détails sur les autres membres de la famille ou du foyer (enfants, personnes à charge, autres membres du foyer, parents et ascendants) ; etc.
- Loisirs et centres d'intérêt : loisirs et centres d'intérêt (hobbies, sport, autres centres d'intérêt, etc.).
- Affiliations : affiliations (outre les affiliations professionnelles, politiques ou syndicales) à des organisations caritatives ou bénévoles, clubs, associations, syndicats, organisations, groupes, etc.
- Données judiciaires : soupçons et accusations (soupçons d'infractions, enquêtes ou actions en justice, etc.) ; condamnations et peines, mesures judiciaires (tutelle, mise sous administration provisoire, internement, etc.) ; sanctions administratives ; etc.
- Caractéristiques du logement : adresse du logement, type de résidence, durée du séjour à cette adresse, loyer, charges, classement du logement, etc.
- Données relatives à la santé : état de santé physique (dossier médical, rapport médical, diagnostic, traitement, résultats d'analyses, handicap, maladie, régime, etc.) ; exigences particulières en matière de santé pour la gestion d'un voyage, état de santé psychique (dossier médical, rapport médical, diagnostic, traitements, résultats d'analyses, etc.) ; situations et comportements à risque, données génétiques, données relatives aux soins (données relatives aux sources et processus utilisés pour la dépendance médicale et paramédicale) ; etc.
- Études et formation : parcours académique (historique des écoles, institutions, universités fréquentées, nature des cours suivis, diplômes mentionnés, résultats d'examens, autres diplômes obtenus, analyse de la progression académique, etc.) ; qualifications professionnelles (certificats et formations professionnelles, licences spéciales, etc.) ; expérience professionnelle (intérêts professionnels, intérêts de recherche, intérêts académiques, etc.) ; etc.
- Profession et emploi : emploi actuel (employeur, intitulé et description du poste, fonction, date d'embauche, lieu de travail, spécialisation ou type d'entreprise, modalités et conditions de travail, fonctions précédentes et expérience antérieure, etc.) ; fin de l'emploi, carrière (emplois et employeurs précédents, périodes de chômage, service militaire, etc.) ; médecine du travail, salaire (paiements, salaire, etc.) ; etc.
- Numéro d'enregistrement national/numéro d'identification de sécurité sociale
- Données raciales ou ethniques
- Données relatives au comportement sexuel
- Opinions politiques : convictions politiques, préférence de vote, affiliation à un parti, fonctions politiques occupées, adhésion ou soutien à des groupes de pression ou à des organisations militantes, etc.
- Affiliation à un syndicat : affiliation à un syndicat ou à des groupements assimilés, fonctions occupées, etc.
- Convictions philosophiques ou religieuses.
5. OBJECTIFS DU TRAITEMENT :
Conformément à l'article 6 du « RGPD », les données à caractère personnel transmises par le demandeur de visa et les données à caractère personnel collectées par celui-ci par la Direction générale des affaires consulaires auprès de tiers sont nécessaires à l'exécution d'une mission d'intérêt général, pour l'exercice de l'autorité publique conférée à la Direction générale des affaires consulaires, à savoir : la réception des demandes de visa dans les représentations diplomatiques et consulaires belges à l'étranger.
Ces données (voir point 3 ci-dessus) sont utilisées aux fins suivantes :
- Identification des étrangers.
- Traitement des demandes de séjour introduites par les étrangers auprès des représentations diplomatiques et consulaires belges à l'étranger.
- Gestion des litiges liés aux décisions prises.
- Gestion de la correspondance entre la Direction générale des affaires consulaires et les personnes, gouvernements ou autres entités qui s'adressent à la Direction générale des affaires consulaires.
6. DESTINATAIRES DES DONNÉES :
Les données à caractère personnel vous concernant collectées et traitées par la Direction générale des affaires consulaires (ou au moins certaines de ces données) peuvent notamment être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :
- La personne concernée, ses représentants légaux.
- Les conseillers professionnels (par exemple, avocats) de la personne concernée ou de ses représentants légaux.
- Le Bureau de l'immigration, le Bureau du Commissaire général aux réfugiés et aux apatrides, les autorités communales, les représentations diplomatiques et consulaires belges à l'étranger, etc.
- Les services gouvernementaux fédéraux, communautaires ou régionaux.
- La justice, la police et les services de renseignement.
- Les autorités de sécurité sociale.
7. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES :
En règle générale, la Direction générale des affaires consulaires conserve les données à caractère personnel qu'elle traite pendant une période de 75 ans à compter de la date de dépôt d'une demande de visa, après quoi le dossier est transféré aux Archives nationales pour être archivé à des fins de recherche historique et scientifique.
En fonction de la source et des structures juridiques spécifiques, les périodes de conservation peuvent s'écarter de cette règle générale.
8. PROCÉDURE POUR DEMANDER UNE COPIE DU DOSSIER ADMINISTRATIF :
Vous pouvez demander une copie de votre dossier administratif, géré par la Direction générale des affaires consulaires, dans le cadre de la loi du 11 avril 1994 relative à l'administration publique. Vous devez adresser votre demande à :
SPF Affaires étrangères
Direction générale des Affaires consulaires
Département des affaires de visa (C4)
rue des Petits Carmes, 15
1000 Bruxelles
Belgique
9. DROIT D'ACCÈS, DE RECTIFICATION, DE SOUTIEN ET DE LIMITATION DU TRAITEMENT :
A. Droit d'accès :
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos données à caractère personnel sont traitées par la Direction générale des affaires consulaires et, dans l'affirmative, vous pouvez obtenir l'accès :
- aux finalités du traitement des données ;
- à la base juridique du traitement ;
- les catégories de données à caractère personnel traitées ;
- les catégories de destinataires des données à caractère personnel ;
- le transfert éventuel de données à caractère personnel vers des pays tiers et l'existence de garanties appropriées.
- la durée de conservation des données à caractère personnel ;
- l'existence d'un traitement automatisé des données ;
Vous pouvez adresser ces questions au « DPO » de la Direction générale des affaires consulaires (voir 3. Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.
B. Droit de rectification :
Vous avez le droit de demander la rectification de données personnelles incorrectes ou de compléter des données personnelles incomplètes.
Si vous constatez que la Direction générale des affaires consulaires a traité des données personnelles incorrectes ou incomplètes, nous vous demandons de contacter en premier lieu le poste diplomatique ou consulaire qui gère votre demande de visa afin de demander la rectification des données incorrectes ou de compléter les données incomplètes.
Il est possible que la représentation diplomatique ou consulaire qui gère votre dossier vous demande des informations ou des preuves supplémentaires pour étayer votre demande.
La représentation diplomatique ou consulaire informe les partenaires avec lesquels elle partage les données à caractère personnel déjà modifiées de toutes les rectifications, à moins que cela ne soit impossible ou ne nécessite un effort disproportionné.
Si vous avez d'autres questions après avoir contacté les services compétents, veuillez contacter le « DPO » (voir point 3. Le responsable de la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.
C. Droit à l'effacement :
Étant donné que le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'une mission d'autorité publique dévolue à la Direction générale des affaires consulaires, vous ne disposez pas du droit de demander l'effacement de vos données à caractère personnel.
Si vous avez des questions concernant le droit à l'effacement, veuillez contacter le « DPO » (voir 3. Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.
D. Droit à la limitation :
Le traitement de vos données à caractère personnel étant nécessaire à l'exécution d'une mission d'autorité publique confiée à la Direction générale des affaires consulaires, vous ne pouvez pas demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.
Si vous avez des questions concernant le droit à la limitation, veuillez contacter le « DPO » (voir 3. Le responsable de la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.
E. Droit à la portabilité :
Étant donné que la Direction générale des affaires consulaires ne traite pas vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement ou de l'exécution d'un contrat, le droit à la portabilité ne s'applique pas. Par conséquent, vous n'avez pas le droit de recevoir vos données à caractère personnel de la Direction générale des affaires consulaires dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement.
Si vous avez des questions concernant le droit à la portabilité des données, veuillez contacter le « DPO » (voir 3. Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.
F. Droit d'opposition :
Vous pouvez vous opposer au traitement des données à caractère personnel, à condition que ce traitement ne soit pas nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou d'une mission relevant de l'exercice de l'autorité publique.
Toutefois, la Direction générale des affaires consulaires peut s'y opposer s'il existe des motifs légitimes et convaincants pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Si vous vous opposez au traitement des données à caractère personnel gérées par la Direction générale des affaires consulaires, nous vous demandons de contacter d'abord le « DPO » (voir 3. Le délégué à la protection des données). Il vous sera demandé de prouver votre identité.
10. DÉLAIS DE RÉPONSE ET RÉPONSE :
Si vous exercez votre droit d'accès, votre droit de rectification, votre droit d'effacement, votre droit de limitation ou votre droit d'opposition, vous recevrez des informations sur les mesures prises à la suite de votre demande dans un délai d'un mois à compter de la réception de celle-ci. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, en fonction de la complexité de votre demande ou du nombre de demandes en attente. Vous serez informé de la prolongation du délai de réponse.
Si votre demande n'est pas acceptée, vous recevrez un message vous en expliquant les raisons, au plus tard un mois après réception de votre demande. Vous avez la possibilité de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle et de former un recours devant les tribunaux.
11. DÉPOSER UNE PLAINTE AUPRÈS DE L'AUTORITÉ NATIONALE DE CONTRÔLE :
Si vous estimez que la Direction générale des affaires consulaires ne traite pas vos données à caractère personnel conformément au règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données.
Vous trouverez de plus amples informations sur le site web de l'autorité
Autorité de protection des données
Rue de la presse 35
1000 Bruxelles
Cette liste est basée sur les catégories de données à caractère personnel établies par la Commission de la protection de la vie privée dans sa recommandation relative au registre des traitements (article 30 du RGPD) (C O-AR-2017-011).
