Ambassade en Consulaten van België in Brazilië
Home Ambassade en consulaten Ambassade Brasilia Vacatures

Vacatures

SOLLICITATIEOPROEP : Polyvalente administratieve medewerker (consulair en secretariaat) V/M

SLUITING VAN SOLLICITATIES : 24/10/2018

De Ambassade van België in Brasilia is op zoek naar een polyvalente administratieve medewerker (consulair en secretariaat). Deze positie is voorzien vanaf 3 december 2018 voor een periode van 90 dagen met mogelijkheid van overeenkomst van onbepaalde duur na afloop van deze periode.

Functies en taken

De beambte zal :

a) Als "front office medewerker":

Als eerste de Belgische of buitenlandse burgers verwelkomen en kennis nemen van hun vragen, verzoeken en dossiers teneinde onmiddellijk een antwoord of hulp te bieden of deze vragen door te sturen naar de verantwoordelijke.  Voorbeeld van taken (lijst is niet exhaustief) :

- de bezoeker informeren over de nodige documenten, de regels en procedures, de termijnen enz.

- informeren en vragen beantwoorden via mail of telefoon; deze doorsturen naar een verantwoordelijke indien nodig

- de overgelegde documenten in ontvangst nemen en controleren

- de aanvrager zo goed mogelijk bevragen/wegwijs maken/adviseren/helpen bij zijn aanvraag.

- nuttige vraaggesprekken voeren (bv. schijnhuwelijken)

- de dossiers in de geëigende software ingeven volgens de geldende regels.

- de aanvrager informeren over de uitkomst van zijn dossier

- de nodige attesten of andere documenten bezorgen aan de aanvrager

- brochures, infofiches, enz. verstrekken

b) Als "back office medewerker":

De dossiers voorbereiden, coderen en opvolgen volgens de geldende procedures en regels teneinde de verantwoordelijke/dienst/post bij de consulaire activiteiten te ondersteunen.  Voorbeeld van taken (lijst is niet exhaustief) :

- de documenten nakijken en de ingediende dossiers in voorkomend geval laten aanvullen door contact op te nemen met de aanvrager. 

- indien nodig de echtheid van de documenten controleren

- de dossiers, in voorkomend geval na een voorafgaande analyse, voorbereiden en een eerste advies geven aan de dossierbeheerders op basis van de documenten en de contacten met de bezoeker

- in voorkomend geval de dossiers voor de Dienst Vreemdelingenzaken voorbereiden en de vragen van de dienst of van andere autoriteiten beantwoorden

- de dossiers opvolgen tot ze zijn afgehandeld

- attesten, certificaten, akten en diverse documenten voorbereiden

- bijdragen aan de organisatie van de verkiezingen ten behoeve van de Belgen in het gastland

- de verschillende databases, waaronder het crisisdossier, website met nieuwe richtsnoeren, … actualiseren

- brieven van Belgische of buitenlandse burgers, lokale autoriteiten, ereconsulaten, enz. met betrekking tot consulaire zaken beantwoorden

c) Als "secretariaatsmedewerker":

Secretariaatstaken uitvoeren teneinde de verantwoordelijke/dienst/post te ondersteunen bij het dagelijks administratief beheer.  Voorbeeld van taken (lijst is niet exhaustief) :

- de agenda’s of andere planningen beheren

- de nodige contacten met de officiële lokale instanties, andere vertegenwoordigingen, particuliere organisaties, leveranciers, … leggen voor de dienst of de verantwoordelijke

- de inkomende en uitgaande post sorteren en registreren

- documenten nalezen en indien nodig corrigeren (spelling, lay-out, …)

- eenvoudige aanvragen (telefoon, mails, brieven, …) beantwoorden

- brieven/verbale nota’s/diverse mededelingen opstellen onder het toezicht van de verantwoordelijke

- spreadsheets creëren en eenvoudige presentaties voorbereiden

- interne vergaderingen notuleren

- helpen bij het opstellen van akten van nationaliteit, akten van de burgerlijke stand enz.

- de machtigingen voor dienstreizen voorbereiden en de reistickets, hotels, … voor de verantwoordelijk en/of andere interne medewerkers boeken

- kleine boekhoudkundige taken uitvoeren voor de verantwoordelijke of onder zijn toezicht (uitgavenstaten, bestelbonnen, …)

- bijdragen aan het beheer van bepaalde personeelsdossiers (aanwervingen/contractbeëindigingen, loonfiches, aanwezigheid en verlof, enz.)

- informatie en nuttige documentatie voor het werk van collega’s opzoeken en actualiseren

- dossiers voor vergaderingen/zendingen enz. voorbereiden/aanvullen

- geregeld feedback geven over de stand van de dossiers

- eenvoudige instructiedossiers beheren (diploflights, dagdagelijkse kennisgeving aan de lokale overheden, …)

Verwachte competenties

- Geavanceerd niveau (schriftelijk en mondelings) in Portugees en tenminste één van de nationale talen (Frans of Nederlands).  Engels en Duits zijn een plus.    

- Onontbeerlijke kennis van de programma’s Word, Excel, Outlook, Powerpoint alsook de sociale media (Facebook, Twitter, …).. Gemak in de omgang met informatica.

- In team kunnen werken, servicegericht handelen (interne en externe klanten), respect tonen, betrouwbaar/vertrouwenwekkend/loyaal zijn, instaat zijn zichzelf te ontwikkelen, zich inzetten om de eigen doelstellingen

- Ervaring op dit werkterrein gewenst

Diploma

Hoger onderwijs van het korte type en/of nuttige ervaring

Voorwaarde

Braziliaanse verblijfs- en werkvergunning

 

Gelieve uw CV en motivatiebrief in één van de landstalen (Nederlands of Frans) te sturen ter attentie van brasilia@diplobel.fed.be.