Ambassade en Consulaten van België in Brazilië

Vacatures

SOLLICITATIEOPROEP : Assistent.e van het Posthoofd V/M

De Ambassade van België in Brasilia is op zoek naar een polyvalente administratieve medewerk(st)er (secretariaat en organisatie). Deze positie is beschikbaar vanaf 01 september 2022 voor een proefperiode van 90 dagen met mogelijkheid van overeenkomst van onbepaalde duur na afloop van deze periode.

Functies en taken

Als secretariaatsmedewerker en organisator zal de medewerker secretariaatstaken uitvoeren teneinde het Posthoofd te ondersteunen bij het dagelijks administratief beheer.  Voorbeelden van taken :

  • de agenda’s of andere planningen beheren
  • de nodige contacten met de officiële lokale instanties, andere vertegenwoordigingen, particuliere organisaties, … leggen voor het posthoofd
  • documenten nalezen en indien nodig corrigeren (spelling, lay-out, vertaling, …)
  • spreadsheets creëren en eenvoudige presentaties voorbereiden
  • de machtigingen voor dienstreizen voorbereiden en de reistickets, hotels, … voor de verantwoordelijk en/of andere interne medewerkers boeken
  • kleine boekhoudkundige taken uitvoeren voor de verantwoordelijke of onder zijn toezicht (uitgavenstaten, bestelbonnen, …)
  • dossiers voor vergaderingen/zendingen enz. voorbereiden/aanvullen
  • geregeld feedback geven over de stand van de dossiers
  • een lijst van deelnemers/genodigden opstellen en de uitnodigingen voorbereiden

Verwachte competenties

  • Geavanceerd niveau (schriftelijk en mondeling) in Portugees en tenminste één van de nationale talen (Frans of Nederlands).  Kennis van het Engels is een plus.    
  • Onontbeerlijke kennis van de programma’s Word, Excel, Outlook, Powerpoint
  • Gemak in de omgang met informatica-infrastructuur.
  • In team kunnen werken, servicegericht handelen (interne en externe klanten), respect tonen, betrouwbaar/vertrouwenwekkend/loyaal zijn, in staat zijn zichzelf te ontwikkelen, zich inzetten om de eigen doelstellingen te realiseren, over een grote organisatie- en striktheidvermogen beschikken, stressbestendig zijn

Diploma en ervaring

  • Hoger onderwijs van het korte type
  • Een nuttige ervaring van ten minste enkele jaren in een vergelijkbare functie (secretariaat en organisatie) in een Ambassade, Consulaat of openbare dienst is vereist.

Toelatingsvereiste

  • Braziliaanse verblijfs- en werkvergunning

Voorwaarden

  • Bruto maandsalaris van 6.270,45 Reais
  • Perspectief van aansluiting bij een lokale collectieve medische verzekering (interventie tot 80%, met medeparticipatie)

Gelieve uw CV en motivatiebrief in één van de landstalen (Nederlands of Frans) te sturen ter attentie van brasilia@diplobel.fed.be vóór donderdag 11 augustus 2022 om 12u ‘s middags (eindedatum van de sollicitatieoproep).

Mais informações sobre a Embaixada da Bélgica pelo seguinte link : https://brazil.diplomatie.belgium.be/pt-br/embaixada-e-consulados/embaixada-em-brasilia