Verwerking van persoonsgegevens in het kader van een visumaanvraag

1. DEFINITIES:

"Persoonsgegevens": alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare natuurlijke persoon wordt gedefinieerd als een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online-identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychologische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

"Verwerking" : een bewerking of een reeks bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een reeks persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, uitlijnen of combineren, beveiligen, wissen of vernietigen van gegevens.

"Verantwoordelijke voor de verwerking" : een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

"Verwerker": natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een andere instantie die persoonsgegevens verwerkt voor de verwerkingsverantwoordelijke.

"Ontvanger": natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een andere instantie, al dan niet een derde, aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

"Derde": natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een andere instantie die niet de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker of de personen is die onder het directe gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker zijn gemachtigd om persoonsgegevens te verwerken.

"Algemene verordening gegevensbescherming": Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Afkorting: AVG of RGPD

 
2. VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING:

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van visumaanvragen bij Belgische diplomatieke en consulaire posten is:

De minister van Buitenlandse Zaken, vertegenwoordigd door de directeur-generaal Consulaire Zaken.

FOD Buitenlandse Zaken
Directie Consulaire Zaken
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

 
3. VERANTWOORDELIJKE VOOR GEGEVENSBESCHERMING (“DPO” – Data Protection Officer):

Taken van de “DPO”:

De “DPO” kan worden gecontacteerd door de betrokken personen van wie de gegevens door Buitenlandse Zaken worden verwerkt in het kader van een visumaanvraag, voor alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun gegevens, en in het bijzonder:

• de doeleinden van de gegevensverwerking;
• de rechtsgrondslag voor de verwerking;
• de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
• de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
• de eventuele doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen en het bestaan van passende waarborgen.
• de bewaartermijn van persoonsgegevens;
• of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking;
• het recht om rectificaties te vragen;
• het recht om verwijdering van gegevens en beperking van de verwerking ervan te vragen;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

U kunt contact opnemen met de “DPO” van het Directoraat-generaal Consulaire Zaken:

via het webformulier

via de post:

FOD Buitenlandse Zaken
Directie Consulaire Zaken - Ter attentie van de DPO
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

 

 
4. VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS:

Het directoraat-generaal Consulaire zaken verbindt zich ertoe alleen persoonsgegevens te verwerken die passend, relevant en niet buitensporig zijn in verhouding tot de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld (zie punt 5 hieronder), en deze niet verder te gebruiken op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden.

Naast de persoonsgegevens die rechtstreeks bij u worden verzameld, verzamelt het directoraat-generaal Consulaire zaken ook persoonsgegevens over u via andere autoriteiten. Afhankelijk van de ingediende verblijfsaanvraag kan het gaan om de volgende categorieën gegevens [1]:

1. Identificatiegegevens: persoonlijke identificatiegegevens (naam, functie, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, door de Directoraat-generaal Consulaire Zaken toegekende identificatiegegevens, enz.), identificatiegegevens die door overheidsdiensten zijn afgegeven, met uitzondering van het nationale registratienummer (nummer van identiteitskaart, paspoort, rijbewijs, pensioen, enz.), biometrische identificatiegegevens (gegevens met betrekking tot DNA, vingerafdrukken, foto's), enz.
2. Financiële gegevens:Financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummers, enz.); inkomsten, bezittingen, totale inkomsten, beroepsinkomsten, spaargeld, schulden, uitgaven (totale uitgaven, huuruitgaven, leningen, enz.), solvabiliteit (analyse van inkomsten, financiële situatie en solvabiliteit); uitkeringen, steun, enz.; gegevens met betrekking tot pensioen, enz.
3. Persoonlijke kenmerken: persoonlijke identificatiegegevens (leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, enz.); militaire status (militaire status, militaire loopbaan), immigratiestatus (visumgegevens, werkvergunning, verblijfs- of verplaatsingsbeperkingen, verblijfsrecht, enz.); enz.
4. Levensgewoonten: levensstijl, reis- en verplaatsingsgegevens (informatie over verblijven en verplaatsingen, reisvisa, werkvergunning, enz.); sociale contacten (vrienden, zakenpartners, relaties buiten de familie, enz.); bezittingen (grond, onroerend goed of andere bezittingen), enz.
5. Psychologische gegevens: meningen over persoonlijkheid of karakter.
6. Samenstelling van het gezin: huwelijk of andere huidige vorm van samenwonen (naam van de echtgenoot of partner, meisjesnaam, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, aantal kinderen, enz.); details over andere gezinsleden of leden van het gezin (kinderen, personen ten laste, andere leden van het gezin, ouders en voorouders); enz.
7. Lidmaatschappen: lidmaatschappen (naast professionele, politieke of vakbondslidmaatschappen) van liefdadigheids- of vrijwilligersorganisaties, clubs, verenigingen, bonden, organisaties, groepen, enz.
8. Vrije tijd en interesses: vrijetijdsbesteding en interesses (hobby's, sport, andere interesses, enz.).
9. Gerechtelijke gegevens: verdenkingen en beschuldigingen (verdenkingen van overtredingen, onderzoeken of gerechtelijke procedures, enz.); veroordelingen en straffen, gerechtelijke maatregelen (voogdij, voorlopige administratie, opname, enz.); administratieve sancties; enz.
10. Kenmerken van de woning: adres van de woning, type woning, duur van het verblijf op het adres, huur, lasten, classificatie van de woning; enz.
11. Gegevens over de gezondheid: lichamelijke gezondheidstoestand (medisch dossier, medisch rapport, diagnose, behandeling, analyseresultaten, handicap, ziekte, regime, enz.); bijzondere gezondheidsvereisten met betrekking tot het beheer van een reis, geestelijke gezondheidstoestand (medisch dossier, medisch rapport, diagnose, behandelingen, analyseresultaten, enz.); risicosituaties en -gedragingen, genetische gegevens, gegevens met betrekking tot zorg (gegevens met betrekking tot de bronnen en processen die worden gebruikt voor medische en paramedische zorg); enz.
12. Studie en opleiding: academisch curriculum (geschiedenis van scholen, instellingen, universiteiten die zijn bezocht, aard van de gevolgde cursussen, behaalde diploma's, examenresultaten, andere behaalde diploma's, analyse van academische voortgang, enz.); beroepskwalificaties (certificaten en beroepsopleidingen, speciale vergunningen, enz.); beroepservaring (beroepsinteresses, onderzoeksinteresses, academische interesses, enz.); enz.
13. Beroep en werk: huidige baan (werkgever, functietitel en -omschrijving, functie, datum van aanwerving, werkplek, specialisatie of type bedrijf, arbeidsvoorwaarden, eerdere functies en ervaring, enz.); einde van de tewerkstelling, loopbaan (vorige banen en werkgevers, periodes zonder werk, militaire dienst, enz.); arbeidsgeneeskunde, loon (betalingen, salaris, enz.); enz.
14. Nationaal registratienummer/socialezekerheidsnummer
15. Gegevens over ras of etnische afkomst
16. Gegevens over seksueel gedrag
17. Politieke opvattingen: politieke overtuigingen, stemvoorkeur, partijlidmaatschap, beklede politieke functies, lidmaatschap van of steun aan pressiegroepen of militante organisaties, enz.
18. Lidmaatschap van een vakbond: lidmaatschap van een vakbond of soortgelijke groeperingen, beklede functies, enz.
19. Filosofische of religieuze overtuigingen

 
5. DOELSTELLINGEN VAN DE VERWERKING:

Overeenkomstig artikel 6 van de AVG zijn de door de visumaanvrager verstrekte persoonsgegevens en de door de Directie-generaal Consulaire Zaken verzamelde persoonsgegevens van derden noodzakelijk voor de uitvoering van een taak van algemeen belang, namelijk de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is toegekend, namelijk: de ontvangst van visumaanvragen in de Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.

Deze gegevens (zie punt 3 hierboven) worden voor de volgende doeleinden gebruikt:

1. Identificatie van vreemdelingen.
2. Behandeling van verblijfsaanvragen die door vreemdelingen worden ingediend bij Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland.
3. Behandeling van geschillen met betrekking tot genomen beslissingen.
4. Behandeling van de correspondentie tussen het Directoraat-generaal Consulaire Zaken en personen, regeringen of andere instanties die zich tot het Directoraat-generaal Consulaire Zaken wenden.

 
6. ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS:

De persoonlijke gegevens die over u worden verzameld en verwerkt door het Directoraat-generaal Consulaire Zaken (of ten minste een deel daarvan) kunnen met name worden doorgegeven aan de volgende categorieën ontvangers:

1. De betrokkene, zijn wettelijke vertegenwoordigers.
2. De professionele adviseurs (bijvoorbeeld advocaten) van de betrokkene of zijn wettelijke vertegenwoordigers.
3. Immigratiedienst, Commissariaat-generaal voor Vluchtelingen en Staatlozen, gemeentelijke autoriteiten, Belgische diplomatieke en consulaire posten in het buitenland, enz.
4. Federale, communautaire of regionale overheidsdiensten.
5. Justitie, politie en inlichtingendiensten.
6. Sociale zekerheidsinstanties.

 

 
7. BEWAARTERMIJN VAN DE GEGEVENS:

In de regel bewaart het Directoraat-generaal Consulaire Zaken de persoonsgegevens die het verwerkt gedurende een periode van 75 jaar na de indiening van een visumaanvraag, waarna het dossier wordt overgedragen aan het Rijksarchief voor archivering ten behoeve van historisch en wetenschappelijk onderzoek.

Afhankelijk van de bron en specifieke wettelijke structuren kunnen de bewaartermijnen afwijken van deze algemene regel.

 
8. PROCEDURE VOOR HET AANVRAGEN VAN EEN KOPIE VAN HET ADMINISTRATIEF DOSSIER:

U kunt een kopie aanvragen van uw administratief dossier, dat wordt beheerd door het Directoraat-generaal Consulaire Zaken, in het kader van de wet van 11 april 1994 betreffende het openbaar bestuur. U dient uw aanvraag te richten aan:

FOD Buitenlandse Zaken
Directie Consulaire Zaken - Visa (C4)
Karmelietenstraat 15
1000 Brussel
België

 

 
9. RECHT OP TOEGANG, RECTIFICATIE, ONDERSTEUNING EN BEPERKING VAN DE VERWERKING:

A. Recht op toegang:

U hebt het recht om bevestiging te krijgen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt door het Directoraat-generaal Consulaire Zaken en, indien dit het geval is, kunt u toegang krijgen tot:

• de doeleinden van de gegevensverwerking;
• de rechtsgrondslag voor de verwerking;
• de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
• de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
• de eventuele doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen en het bestaan van passende waarborgen.
• de bewaartermijn van persoonsgegevens;
• of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking;

U kunt deze vragen richten aan de “DPO” van het Directoraat-generaal Consulaire Zaken (zie 3. De functionaris voor gegevensbescherming). U wordt gevraagd uw identiteit te bewijzen.

 

B. Recht op rectificatie:

U hebt het recht om rectificatie van onjuiste persoonsgegevens of aanvulling van onvolledige persoonsgegevens te vragen.

Als u vaststelt dat de Directoraat-generaal Consulaire Zaken onjuiste of onvolledige persoonsgegevens heeft verwerkt, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met de diplomatieke of consulaire post die uw visumaanvraag behandelt om de onjuiste gegevens te laten corrigeren of de onvolledige gegevens aan te vullen.

Het is mogelijk dat de diplomatieke of consulaire post die uw dossier beheert, aanvullende informatie of bewijsstukken vraagt om uw verzoek te ondersteunen.

De diplomatieke of consulaire post stelt de partners met wie de reeds gewijzigde persoonsgegevens worden gedeeld, op de hoogte van alle rectificaties, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel moeite kost.

Als u na contact op te hebben genomen met de bevoegde diensten nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de “DPO” (zie punt 3. De functionaris voor gegevensbescherming). U wordt gevraagd uw identiteit te bewijzen.

 

C. Recht op verwijdering:

Aangezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan het directoraat-generaal Consulaire zaken is opgedragen, hebt u niet het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over het recht op verwijdering, neem dan contact op met de “DPO” (zie 3. De functionaris voor gegevensbescherming). U wordt gevraagd om uw identiteit te bewijzen.

 

D. Recht op beperking:

Aangezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van openbaar gezag die is opgedragen aan het directoraat-generaal Consulaire zaken, hebt u niet het recht om beperkte verwerking van uw persoonsgegevens te vragen.

Als u vragen heeft over het recht op beperking, neem dan contact op met de “DPO” (zie 3. De functionaris voor gegevensbescherming). U wordt gevraagd om uw identiteit te bewijzen.

 

E. Recht op overdraagbaarheid:

Aangezien het directoraat-generaal Consulaire zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt op basis van uw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst, is het recht op overdraagbaarheid niet van toepassing. Bijgevolg hebt u niet het recht om uw persoonsgegevens van het directoraat-generaal Consulaire zaken in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen met het oog op de overdracht ervan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Als u vragen heeft over het recht op gegevensoverdraagbaarheid, neem dan contact op met de “DPO” (zie 3. De functionaris voor gegevensbescherming). U wordt gevraagd om uw identiteit te bewijzen.

 

F. Recht van bezwaar:

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, mits de verwerking niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.

De Directoraat-generaal Consulaire Zaken kan hiertegen echter bezwaar maken als er legitieme en overtuigende redenen voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

Als u bezwaar maakt tegen de verwerking van persoonsgegevens die door het Directoraat-generaal Consulaire Zaken worden beheerd, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met de “DPO” (zie 3. De functionaris voor gegevensbescherming). U wordt gevraagd uw identiteit te bewijzen.

 
10. ANTWOORDTERMIJNEN:

Als u het recht op toegang, het recht op rectificatie, het recht op verwijdering, het recht op beperking of het recht op bezwaar uitoefent, ontvangt u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informatie over de maatregelen die naar aanleiding van uw verzoek zijn genomen. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek of het aantal lopende verzoeken. U wordt op de hoogte gesteld van de verlenging van de antwoordtermijn.

Als uw verzoek niet wordt ingewilligd, ontvangt u uiterlijk een maand na ontvangst van uw verzoek een bericht met de redenen daarvoor. U hebt de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en in beroep te gaan bij de rechter.

 
11. EEN KLACHT INDIENEN BIJ DE NATIONALE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT:

Als u van mening bent dat het directoraat-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Meer informatie vindt u op de website van de Autoriteit

Autoriteit voor gegevensbescherming
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

Deze lijst is gebaseerd op de categorieën persoonsgegevens die door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn vastgesteld in haar aanbeveling betreffende het verwerkingsregister (artikel 30 van de AVG) (C O-AR-2017-011).