Vagas de Emprego

CONVITE PARA APRESENTACAO DE CANDIDATURAS : Assistente administrativo polivalente (consular e secretariado) F/M

ENCERRAMENTO DAS CANDIDATURAS : 24/10/2018

A Embaixada da Bélgica em Brasília está à recrutar um assistente administrativo polivalente (consular e secretariado). Esta vaga estará aberta a partir de 3 de dezembro de 2018 por um período de 90 dias, com possibilidade de um contrato por tempo indeterminado no final deste período.  Confere abaixo a descrição da função e das condições (em neerlandês e françês).  Interessado/a?  Envie CV e carta de apresentação em uma das línguas nacionais (francês ou neerlandês) por e-mail (brasilia@diplobel.fed.be).

Françês 

Fonctions et tâches

L’agent sera amené à : 

a) En tant que «collaborateur front office» :  

Accueillir et réceptionner en première ligne les questions, demandes et dossiers des citoyens belges ou étrangers afin d’apporter une réponse ou aide immédiate ou de les relayer/transmettre au responsable. Exemple de tâches (liste non exhaustive) :

- Informer le visiteur sur  les documents nécessaires, les règles et procédures, les délais etc.

- Informer et répondre aux demandes par mail, téléphone;  les faire suivre si nécessaire auprès d’un responsable.

- Réceptionner et examiner les documents présenté 

- Questionner/orienter/conseiller/aider le demandeur au mieux dans sa démarche.

- Mener des interviews utiles ( par ex. mariages de complaisance

- Enregistrer les dossiers  dans les logiciels indiqués et selon les règles en vigueur.

- Informer le demandeur de l’issue de son dossier

- Délivrer des attestations ou autres documents requis au demandeur.

- Fournir des brochures, fiches d’infos etcEn tant qu’organisateur, l’agent sera amené à contribuer à l’organisation pratique ou se charger de l’organisation pratique de réunions, conférences, séminaires, visites officielles ou autres événements.

b) En tant que «collaborateur back office» :

Préparer, encoder et suivre l’évolution les dossiers selon les procédures et règles en vigueur afin de soutenir le responsable/service/poste dans ses activités consulaires. Exemple de tâches :

- Vérifier les documents et faire compléter les dossiers introduits le cas échéant en contactant le demandeur.  

- Vérifier les documents si nécessaire sur le plan de leur authenticité

- Préparer les dossiers, le cas échéant après une pré-analyse, donner un premier avis aux gestionnaires de dossiers sur base des documents et des contacts avec le visiteur.

- Le cas échéant , préparer les dossiers pour l’Office des étrangers et répondre à ses questions ou à celles d’autres autorités

- Suivre le parcours des dossiers jusqu’à leur aboutissement.

- Préparer des  attestations, certificats, actes et documents divers.

- Contribuer à l’organisation des élections pour les belges dans le pays hôte.

- Tenir à jour diverses bases de données dont dossier de crise, web site avec les nouvelles instructions,…

- Répondre au courrier des citoyens belges ou étrangers, des autorités locales , consulats honoraires etc. en relation avec les affaires consulaires.   

c) En tant que «collaborateur au secrétariat» :

Exécuter des tâches de secrétariat afin de soutenir le responsable/service/poste dans sa gestion administrative quotidienne.  Exemple de tâches : 

- Gérer des agendas ou autres plannings.

- Prendre des contacts nécessaires pour le service ou le responsable avec les instances officielles locales , les autres représentations, des organismes privés, des fournisseurs …

- Trier et enregistrer la correspondance entrante et sortante.

- Relire et corriger si nécessaire des documents (orthographe, lay out…)

- Répondre (téléphone, mails, courriers ..) à des demandes simples.

- Rédiger des courriers/notes verbales/communications diverses sous la supervision du responsable.

- Créer des tableurs et préparer des présentations simples.

- Dresser des PV de réunions internes

- Aider à la rédaction d’actes de nationalité, d’état civil etc.

- Préparer les autorisations de missions et réserver des voyages, des hôtels pour le responsable et/ou autres collaborateurs internes, etc.

- Gérer des petites taches comptables pour le responsable ou sous sa supervision (états de débours, bons de commandes…).

- Contribuer à la gestion de certains dossiers relatifs au personnel ( recrutements/fin de contrats, fiches salariales,  états de présence et  de congés etc.).

- Rechercher et tenir à jour des informations et de la documentation utiles pour le travail des collègues.

- Préparer/compléter des dossiers pour des réunions, missions etc.

- Faire des points réguliers (feedback) sur l’état des dossiers.

- Gérer des dossiers d’instructions simples (diplo-flights, notifications routinières aux autorités locales, etc.)

Compétences requises

- Niveau avancé (écrit et oral) de portugais et d'au moins une des langues nationales (français ou néerlandais).  L'anglais et l'allemand constituent des atouts.     

- Maîtrise indispensable des logiciels Word, Excel, Outlook, Powerpoint ainsi que des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, …). Aisance avec l’utilisation des outils informatiques

- Pouvoir travailler en équipe, être orienté service (usagers internes et externes), faire preuve de respect, être fiable/de confiance/loyal, pouvoir s’adapter/faire preuve de flexibilité, être capable de s’auto- développer, s’investir pour atteindre ses objectifs

- Expérience dans le domaine d’activités souhaitée

Diplôme

- Etudes supérieures de type court et/ou expérience utile.

Prérequis

- Permis de séjour et de travail brésilien

Veuillez envoyer CV et lettre de motivation dans l’une des langues nationales (français ou néerlandais) à l’attention de brasilia@diplobel.fed.be.

Neerlandês

Functies en taken

De beambte zal :

a) Als "front office medewerker":

Als eerste de Belgische of buitenlandse burgers verwelkomen en kennis nemen van hun vragen, verzoeken en dossiers teneinde onmiddellijk een antwoord of hulp te bieden of deze vragen door te sturen naar de verantwoordelijke.  Voorbeeld van taken (lijst is niet exhaustief) :

- de bezoeker informeren over de nodige documenten, de regels en procedures, de termijnen enz.

- informeren en vragen beantwoorden via mail of telefoon; deze doorsturen naar een verantwoordelijke indien nodig

- de overgelegde documenten in ontvangst nemen en controleren

- de aanvrager zo goed mogelijk bevragen/wegwijs maken/adviseren/helpen bij zijn aanvraag.

- nuttige vraaggesprekken voeren (bv. schijnhuwelijken)

- de dossiers in de geëigende software ingeven volgens de geldende regels.

- de aanvrager informeren over de uitkomst van zijn dossier

- de nodige attesten of andere documenten bezorgen aan de aanvrager

- brochures, infofiches, enz. verstrekken

b) Als "back office medewerker":

De dossiers voorbereiden, coderen en opvolgen volgens de geldende procedures en regels teneinde de verantwoordelijke/dienst/post bij de consulaire activiteiten te ondersteunen.  Voorbeeld van taken (lijst is niet exhaustief) :

- de documenten nakijken en de ingediende dossiers in voorkomend geval laten aanvullen door contact op te nemen met de aanvrager. 

- indien nodig de echtheid van de documenten controleren

- de dossiers, in voorkomend geval na een voorafgaande analyse, voorbereiden en een eerste advies geven aan de dossierbeheerders op basis van de documenten en de contacten met de bezoeker

- in voorkomend geval de dossiers voor de Dienst Vreemdelingenzaken voorbereiden en de vragen van de dienst of van andere autoriteiten beantwoorden

- de dossiers opvolgen tot ze zijn afgehandeld

- attesten, certificaten, akten en diverse documenten voorbereiden

- bijdragen aan de organisatie van de verkiezingen ten behoeve van de Belgen in het gastland

- de verschillende databases, waaronder het crisisdossier, website met nieuwe richtsnoeren, … actualiseren

- brieven van Belgische of buitenlandse burgers, lokale autoriteiten, ereconsulaten, enz. met betrekking tot consulaire zaken beantwoorden

c) Als "secretariaatsmedewerker":

Secretariaatstaken uitvoeren teneinde de verantwoordelijke/dienst/post te ondersteunen bij het dagelijks administratief beheer.  Voorbeeld van taken (lijst is niet exhaustief) :

- de agenda’s of andere planningen beheren

- de nodige contacten met de officiële lokale instanties, andere vertegenwoordigingen, particuliere organisaties, leveranciers, … leggen voor de dienst of de verantwoordelijke

- de inkomende en uitgaande post sorteren en registreren

- documenten nalezen en indien nodig corrigeren (spelling, lay-out, …)

- eenvoudige aanvragen (telefoon, mails, brieven, …) beantwoorden

- brieven/verbale nota’s/diverse mededelingen opstellen onder het toezicht van de verantwoordelijke

- spreadsheets creëren en eenvoudige presentaties voorbereiden

- interne vergaderingen notuleren

- helpen bij het opstellen van akten van nationaliteit, akten van de burgerlijke stand enz.

- de machtigingen voor dienstreizen voorbereiden en de reistickets, hotels, … voor de verantwoordelijk en/of andere interne medewerkers boeken

- kleine boekhoudkundige taken uitvoeren voor de verantwoordelijke of onder zijn toezicht (uitgavenstaten, bestelbonnen, …)

- bijdragen aan het beheer van bepaalde personeelsdossiers (aanwervingen/contractbeëindigingen, loonfiches, aanwezigheid en verlof, enz.)

- informatie en nuttige documentatie voor het werk van collega’s opzoeken en actualiseren

- dossiers voor vergaderingen/zendingen enz. voorbereiden/aanvullen

- geregeld feedback geven over de stand van de dossiers

- eenvoudige instructiedossiers beheren (diploflights, dagdagelijkse kennisgeving aan de lokale overheden, …)

Verwachte competenties

- Geavanceerd niveau (schriftelijk en mondelings) in Portugees en tenminste één van de nationale talen (Frans of Nederlands).  Engels en Duits zijn een plus.    

- Onontbeerlijke kennis van de programma’s Word, Excel, Outlook, Powerpoint alsook de sociale media (Facebook, Twitter, …).. Gemak in de omgang met informatica.

- In team kunnen werken, servicegericht handelen (interne en externe klanten), respect tonen, betrouwbaar/vertrouwenwekkend/loyaal zijn, instaat zijn zichzelf te ontwikkelen, zich inzetten om de eigen doelstellingen

- Ervaring op dit werkterrein gewenst

Diploma

Hoger onderwijs van het korte type en/of nuttige ervaring

Voorwaarde

Braziliaanse verblijfs- en werkvergunning

Gelieve uw CV en motivatiebrief in één van de landstalen (Nederlands of Frans) te sturen ter attentie van brasilia@diplobel.fed.be.